Wdrożenie, automatyzacja i COVID-19
Rok 2020 był jak żaden inny i niewiele firm mogło w czasie pandemii działać tak jak wcześniej. Praca z domu, ostrzejsze zasady higieny i nowe sposoby pracy, wahania popytu, a nawet szybko wprowadzane nowe linie produktów związanych z pandemią – to tylko niektóre wyzwania, z którymi mierzyło się wielu naszych klientów.
Gdy zaczynała się pandemia, firma Fobos Invest, lider usługowego pakowania (co-packingu) i produkcji kontraktowej w branży spożywczej, właśnie kończyła wdrożenie SAP Business One i pakietu rozwiązań CompuTec. Tomasz Niebylski, dyrektor ds. presales w SAP, rozmawiał z Kornelem Krużewskim, kierownikiem działu IT w Fobos Invest, o doświadczeniach z tymi rozwiązaniami i automatyzacją, którą zapewniają, o przebiegu wdrożenia i oczywiście o tym, jak nowy system ERP wspierał firmę w czasie pandemii.
Kontekst: o firmie Fobos Invest
Firma Fobos Invest powstała w 1989 r. w Polsce. Od tego czasu stała się kluczowym ogniwem łańcucha dostaw międzynarodowych marek, takich jak Mars, Wrigley, Nestlé czy Unilever. Jako specjalista od produkcji kontraktowej i usługowego pakowania Fobos Invest przyjmuje dostawy produktów spożywczych luzem i przepakowuje je dla handlu detalicznego. W niektórych przypadkach obejmuje to też procesy produkcyjne wykonywane na przyjętych towarach.
Duży nacisk na bezpieczeństwo i higienę pracy, kontrolę jakości, etyczne praktyki i przejrzystość działania od początku zapewnia firmie Fobos Invest stały rozwój. Dziś firma zatrudnia około 150 osób, a ich liczba wciąż rośnie. Fobos Invest szuka nowych sposobów, by przyspieszyć wzrost. Jednym z pierwszych priorytetów było przejście na nowy system ERP, który lepiej wspierałby skalowanie działalności. Wybór padł na SAP Business One z rozwiązaniami CompuTec dla produkcji i logistyki. CompuTec nie tylko dostarczył oprogramowanie, ale też bezpośrednio uczestniczył w projekcie jako partner wdrożeniowy wybrany przez Fobos Invest.
Wywiad
Poniżej publikujemy nieco zredagowaną, skróconą wersję 15-minutowego wywiadu. Pełne nagranie w języku polskim ukazało się w ramach SAP Digital Forum.
Tomasz Niebylski: Co skłoniło Fobos Invest do cyfryzacji?
Kornel Krużewski: Współpracujemy z firmami z całego świata. Nasz prezes dużo podróżuje i odwiedza wiele innych firm, z których sporo korzysta z zaawansowanych systemów ERP, takich jak SAP Business One czy „duży SAP”. My używaliśmy własnego, autorskiego oprogramowania, kilku różnych rozwiązań, i stało się jasne, że to nie wystarczy, jeśli chcemy konkurować na rynku globalnym. Musieliśmy otworzyć się na najnowsze technologie.
TN: Jaki był wtedy wasz główny cel?
KK: Większa konkurencyjność. SAP Business One daje nam dużo więcej funkcjonalności niż wcześniej: automatyzację, harmonogramowanie produkcji na wykresie Gantta, logistykę i zarządzanie magazynem – to tylko kilka przykładów. Chcieliśmy też mieć wszystko w jednym programie i jednej bazie danych na jednym serwerze. Utrzymanie poprzedniego systemu zajmowało naszemu działowi IT mnóstwo czasu. Dział musiał obsługiwać wiele serwerów i wiele języków programowania. Ostatecznie okazało się, że z SAP Business One jesteśmy nie tylko dobrze przygotowani do działania w XXI wieku, ale też do pracy zdalnej, która stała się konieczna z powodu pandemii COVID-19.
TN: Porozmawiajmy o wdrożeniu. Jak poradziliście sobie ze zmianami? Był jakiś opór?
KK: Właściwie przygotowania do wdrożenia z CompuTec trwały prawie 6 miesięcy. W tym czasie dowiedzieliśmy się dużo więcej o możliwościach, jakie daje nam SAP Business One, i było to dla nas bardzo pozytywne doświadczenie. W wielu przypadkach żmudne zadania mógł w całości przejąć SAP Business One, zamiast obciążać nimi pracowników. Zmiana naprawdę nie spotkała się z oporem, wręcz przeciwnie – mogę powiedzieć, że została dobrze przyjęta.
TN: Automatyzacja procesów i większa efektywność to oczywiście plus z perspektywy zarządu, ale jak to wygląda z punktu widzenia pracowników? Każdy martwi się o swoją pracę, zwłaszcza w tak niepewnych czasach jak obecne. Czy w wyniku wdrożenia musieliście kogoś zwolnić?
KK: Ani jednej osoby. Wszyscy byli bardzo zadowoleni ze zmian, bo uwolnieni od rutynowych zadań mogli skupić się na ciekawszej, bardziej twórczej pracy. Mogli poznać inne obszary działalności firmy, rozwijać swoje umiejętności i usprawniać procesy. Dzięki temu mieli więcej nowych pomysłów i szybciej kończyli pracę. Wyszły z tego same plusy.
TN: Czy można więc powiedzieć, że organizacja stała się bardziej efektywna, a dzięki temu, że mniej czasu idzie na rutynowe zadania, praca jest dla pracowników ciekawsza?
KK: Tak. Wykonywanie dzień w dzień nudnych, powtarzalnych czynności to dla pracowników prawdziwe obciążenie. Teraz dużą część z nich przejęła automatyzacja w SAP Business One. Nasz poprzedni system po prostu na to nie pozwalał. Kiedy po wdrożeniu rozmawialiśmy z pracownikami, zdecydowana większość mówiła, że jest bardziej zadowolona.
TN: Czy wdrażając SAP Business One, musieliście dostosować procesy biznesowe do systemu ERP?
KK: Nie, nie musieliśmy. Od początku szukaliśmy systemu na tyle elastycznego, by pasował do tego, jak lubimy pracować. Nie chcieliśmy radykalnie zmieniać procesów pod możliwości systemu ERP. Chcieliśmy zainwestować w system, który da się dostosować do nas. I zdecydowanie znaleźliśmy to w SAP Business One. Ale koniec końców nie mogę powiedzieć, że w ogóle nie zmieniliśmy procesów, bo je zmieniliśmy – tyle że w bardzo pozytywnym sensie. SAP Business One pozwolił nam zautomatyzować wiele procesów, więc oczywiście coś się zmieniło. Teraz system robi za nas to, co wcześniej robiliśmy ręcznie. Zmiany więc były, ale dzięki SAP Business One na lepsze, a my mamy dużo więcej czasu na rozwój firmy zamiast na monotonne zadania.
TN: Czy może pan podać przykład, jak automatyzacja usprawniła działanie firmy?
KK: Wcześniej planowaliśmy produkcję w arkuszu kalkulacyjnym. Teraz korzystamy z wykresu Gantta, który daje nam dużo więcej informacji, np. o stanach magazynowych. Od razu widzimy, czy możemy rozpocząć realizację danego zamówienia. Wcześniej planista musiał kontaktować się z ludźmi z różnych działów, żeby zebrać wszystkie potrzebne informacje. Teraz może pracować samodzielnie, korzystając tylko z systemu ERP, nawet gdy planuje z miesięcznym wyprzedzeniem.
Następnie, gdy w systemie powstaje zlecenie produkcyjne, do magazynu trafia żądanie wydania materiałów do produkcji. Magazynierzy od razu widzą je na swoich terminalach mobilnych. Magazyn nie musi czekać na obieg dokumentów, więc łatwiej dostarczyć towar na halę na czas, by produkcja ruszyła zgodnie z harmonogramem.
Albo weźmy MRP i zakupy. Widzimy, kiedy zapasy się kończą, a gdy spadną do określonego poziomu, SAP Business One może automatycznie wysłać zamówienie do naszego klienta. Dzięki temu po prostu nie brakuje nam towaru. Takich przykładów mógłbym podawać jeszcze wiele.
TN: Wspomniał pan o wykresie Gantta. Czy to standardowa funkcja SAP Business One?
KK: Nie, wykres Gantta jest częścią rozwiązania produkcyjnego, które dostarczył nam CompuTec. CompuTec był nie tylko naszym partnerem wdrożeniowym – ma też pakiet rozwiązań produkcyjnych dla SAP Business One, które wdrożyliśmy równolegle.
TN: Mówimy więc o rozszerzeniach SAP Business One?
KK: Tak. Korzystamy z kilku rozwiązań CompuTec. CompuTec ProcessForce obsługuje dokumenty produkcyjne. Jest też CompuTec PDC, który pozwala nam zbierać dane z hali produkcyjnej na urządzeniach mobilnych. To dla nas bardzo ważne rozwiązanie, bo bez niego trzeba by iść do biura, zalogować się do SAP Business One i tam wprowadzać dane produkcyjne, a i tak CompuTec PDC pokazuje te dane w bardziej przejrzysty sposób. Używamy też ich systemu do zarządzania magazynem, CompuTec WMS, który okazał się dla nas świetnym wyborem. Ogólnie bardzo polecam ich rozszerzenia SAP Business One. Rzeczywiście ułatwiają nam codzienną pracę.
TN: Wspomniał pan, że współpracujecie z wieloma dużymi firmami. Zakładam, że mają one określone standardy wymiany informacji. Czy wdrożyliście już jakąś integrację B2B albo ją planujecie?
KK: Tak. Na przykład jeden z naszych klientów korzysta z „dużego SAP”, a my jesteśmy w trakcie integracji z nim, żeby mógł śledzić przepływ swoich towarów przez naszą firmę: ile ich mamy na stanie i co dzieje się na produkcji. W zasadzie będzie wiedział wszystko o tym, co dzieje się z jego zamówieniami, a potem razem będziemy mogli lepiej planować, co wspólnie wyprodukujemy w przyszłości.
TN: Z perspektywy czasu – czy jest coś, co zmienilibyście albo zrobili lepiej podczas wdrożenia? Innymi słowy, jaką radę dałby pan komuś, kto właśnie wyrusza w podobną drogę? Na co powinien szczególnie uważać?
KK: Na przygotowanie danych. SAP współpracuje z naprawdę kompetentnymi partnerami, takimi jak ten, z którym pracowaliśmy my. Wspierali nas od początku do końca, przez cały proces, ale przygotowanie danych do migracji wymagało sporego wysiłku. Łatwiej byłoby zaczynać w SAP Business One od zera, ale chcieliśmy zachować dane ze starego systemu i przenieść je do SAP Business One, żeby mieć do nich dostęp właśnie tam. Mieliśmy kilka systemów napisanych w około 5 różnych językach programowania i kilka baz danych, a zebranie wszystkich tych danych i przeniesienie ich do SAP Business One wymagało mnóstwa pracy. To było zdecydowanie nasze największe zadanie. Gdybyśmy mogli zrobić to jeszcze raz, na pewno poświęcilibyśmy więcej uwagi starannemu przygotowaniu danych.
TN: Mówiliśmy o tym, jak wdrożenie wpłynęło na całą organizację, a jak na pana osobiście jako kierownika działu IT? Co się dla pana poprawiło?
KK: Bardzo wiele! Wcześniej musiałem doglądać 5 serwerów. Teraz mamy jeden serwer SAP HANA, który działa tak, że jeśli jeden serwer przestanie działać, SAP HANA automatycznie przełącza się na drugi. Dzięki temu mamy dostęp do danych przez 100% czasu. Planujemy też, znów razem z CompuTec, przenieść dane do chmury, żeby wszyscy pracownicy mieli łatwy dostęp do systemu, niezależnie od tego, gdzie są.
TN: Porozmawiajmy teraz o COVID-19. Wyobraża pan sobie pracę na starym systemie w czasie pandemii?
KK: Nie sądzę, żebyśmy przy starym systemie mogli pozwolić ludziom pracować z domu. Poziom wymiany informacji i kontaktu, jakiego wymagała praca, byłby nie do osiągnięcia z domu. Wcześniej wszystko odbywało się ręcznie: trzeba było pokazywać ludziom dokumenty produkcyjne, wypełniać je, a potem ktoś wprowadzał dane do systemu. Teraz wystarczy jedna osoba, która wykona dane zadanie w SAP Business One. To oczywiście kluczowe teraz, gdy musimy ograniczać fizyczny kontakt między ludźmi. Dzięki SAP Business One wszyscy pracownicy biura mogą pracować z domu. Nawet ja mogę pracować z domu. Przy starym systemie musielibyśmy siedzieć w biurze, nie mówiąc już o tym, co oznaczałoby to dla produkcji.
TN: Stary system utrudniłby więc pracę?
KK: Nie twierdzę, że firma by stanęła, ale przy starym systemie terminowa realizacja zamówień i utrzymanie ciągłości produkcji z pewnością wymagałyby dużo więcej wysiłku. SAP Business One pozwala nam zakończyć jedno zamówienie i od razu przejść do kolejnego.
TN: Czyli zmiany w sposobie pracy wywołane przez COVID-19 były dzięki SAP Business One mniej bolesne.
KK: Tak, COVID zdecydowanie pokazał kolejne zalety wdrożenia SAP Business One. To był bardzo duży krok dla naszej firmy, ale z radością mogę powiedzieć, że naprawdę się opłacił.
