Jeśli szukasz nowego systemu zarządzania magazynem, wiesz już zapewne, że opcji jest wiele, a ich mnogość potrafi przytłoczyć. Aby zawęzić poszukiwania, zdecydowanie radzimy całkowicie zrezygnować z szukania samodzielnego systemu magazynowego i zamiast tego spojrzeć na sprawę szerzej. Żadna firma nie jest „tylko magazynem”, więc nie ma sensu szukać oprogramowania tylko dla magazynu. Warto szukać całego pakietu, który zintegruje magazyn z resztą firmy.
W zasadzie przy wyborze systemu zarządzania magazynem masz trzy możliwości.
1. Samodzielny, specjalistyczny system zarządzania magazynem
Problem jest oczywisty. Możesz wybrać doskonałe rozwiązanie magazynowe, które na najwyższym poziomie obsługuje wszystkie procesy w magazynie, ale samodzielny system nie będzie „rozmawiał” z resztą firmy. Zakupy, sprzedaż i księgowość będą obsługiwane przez inne oprogramowanie, co zwykle oznacza, że wszystkie dane trzeba wprowadzać osobno, a to (a) zajmuje więcej czasu i (b) sprzyja błędom i niespójnościom. Przy niektórych kombinacjach oprogramowania można zintegrować samodzielne rozwiązania z systemem ERP (systemem planowania zasobów przedsiębiorstwa), ale w zdecydowanej większości przypadków jest to kosztowne, czasochłonne i często obarczone problemami i opóźnieniami.
2. Duży system ERP typu „wszystko w jednym”
To lepsza opcja. Kupujesz jeden duży system, który obejmuje wszystkie obszary działalności, w tym magazyn. Dane wprowadzasz tylko raz, wszystkie są przechowywane w centralnej bazie danych, więc każdy ma dostęp do tych samych informacji, a pracowników trzeba przeszkolić tylko z jednego systemu. Funkcjonalność MRP systemu pomaga utrzymywać właściwe zapasy w magazynie, optymalizować strategie uzupełniania i nie tylko.
Jest jednak haczyk – pieniądze. Takie rozwiązania są duże i drogie. Ponieważ projektuje się je z myślą o bardzo różnych rodzajach firm ze wszystkich branż, znajdziesz w nich mnóstwo funkcji, z których twoja firma prawdopodobnie nigdy nie skorzysta, a mimo to i tak musisz za nie zapłacić. Co więcej, kierunku rozwoju takiego oprogramowania nie wyznaczają konkretnie potrzeby firm twojej wielkości ani z twojego sektora, więc może ono pójść w stronę zupełnie dla ciebie nieistotną. Jeśli jednak prowadzisz dużą firmę o szerokim zakresie działalności i masz kapitał na dużą inwestycję na starcie, ten model może ci bardzo dobrze odpowiadać.
3. Ogólny system ERP ze specjalistycznymi rozszerzeniami
Jest też trzecia opcja, która zwykle bardzo dobrze pasuje do małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Kupujesz ogólny system ERP dla MŚP, który obejmuje standardowe funkcje biznesowe, takie jak księgowość i CRM, a do tego daje możliwość dokupienia rozszerzeń – od tego samego dostawcy albo od innych firm, które zaprojektowały swoje rozszerzenia specjalnie dla tego oprogramowania. Dzięki temu masz wszystkie zalety rozwiązania typu „wszystko w jednym”, a jednocześnie sam wybierasz rozszerzenia, których naprawdę potrzebujesz, i płacisz tylko za nie. Przykładem takiego rozwiązania jest SAP Business One, dla którego na rynku jest rozszerzenie do wszystkiego, co przyjdzie ci do głowy.
Czasem firmy zniechęca pomysł zakupu takiego pakietu skompletowanego na miarę zamiast jednego rozwiązania. Przestrzegamy jednak przed takim podejściem. Jeśli rozszerzenie zostało zaprojektowane specjalnie dla danego oprogramowania, nie musisz obawiać się problemów z integracją. Pamiętaj jednak, że niektóre rozszerzenia są samodzielnymi produktami, które dopiero później dostosowano do integracji z ogólnym systemem ERP. To samo w sobie może rodzić problemy, więc koniecznie pytaj o historię rozważanych rozwiązań. Uważaj też na rozszerzenia, które korzystają z innej bazy danych niż główny system ERP. Prędzej czy później możesz się niemile zaskoczyć problemami z synchronizacją danych, dlatego zawsze dokładnie sprawdź rozwiązanie i poproś o referencje od obecnych użytkowników, zanim podejmiesz decyzję.
Kolejną zaletą tego modelu jest to, że rozszerzenia są zwykle wysoce wyspecjalizowane i tworzone przez firmy z praktyczną wiedzą i doświadczeniem w obszarze, który obsługują. Ich strategia rozwoju jest zwykle ukierunkowana i bardzo często wynika z rzeczywistych potrzeb klientów z określonych branż lub rodzajów działalności, dzięki czemu rozwiązanie powinno rozwijać się razem z twoją firmą i dłużej jej służyć.
Taki system zwykle można też wdrażać etapami, by jak najmniej zakłócać działalność firmy. Możesz najpierw przenieść działalność firmy na główny system ERP, a potem – jeśli zechcesz – dołączać kolejno magazyn, produkcję i tak dalej.
Jeśli to wciąż nie przekonuje, dodamy, że sami jako firma postąpiliśmy zgodnie z tym, co głosimy. Gdy postanowiliśmy stworzyć rozwiązanie magazynowe dla MŚP, świadomie wybraliśmy ten model jako podstawę naszego rozwiązania CompuTec WMS (z SAP Business One jako bazą podstawowych funkcji ERP), bo było dla nas jasne, że to najlepszy sposób, by zaoferować pełny, a jednocześnie wyspecjalizowany zakres funkcji, elastyczność, dobry stosunek jakości do ceny i – co najważniejsze – płynną komunikację między systemem w magazynie a systemem w pozostałej części firmy. Dla nas, a w efekcie także dla naszych klientów, wiązało się to z dodatkową korzyścią: małym i średnim producentom mogliśmy zaoferować również rozwiązanie do zaawansowanych procesów produkcyjnych, które jest w pełni zintegrowane z magazynem.
Nie oznacza to oczywiście, że jedno rozwiązanie pasuje do wszystkich. Mówiąc o modelach, z natury rzeczy uogólniamy, a w świecie biznesu każdy ma własne, niepowtarzalne potrzeby i ambicje. Przy wyborze systemu zarządzania magazynem czy jakiegokolwiek innego oprogramowania spośród wielu ofert chodzi o to, by znaleźć rozwiązanie właściwe dla twojej firmy, które pomoże ci lepiej nią zarządzać.
