Masz już za sobą miesiące rozeznania rynku, negocjacji, analizy własnej firmy i wdrożenia – zainwestowałeś w nie sporo czasu i pieniędzy. Uruchomienie produkcyjne jest wreszcie w zasięgu ręki. Wszyscy z niecierpliwością czekają na nowy system. Zbliża się nowa era, w której będziesz zarządzać firmą sprawniej i skuteczniej. Gdzieś z tyłu głowy nie daje ci jednak spokoju natrętny głos, który szepcze: „A co, jeśli wszystko pójdzie nie tak?”.

Te obawy nie są bezpodstawne. Przy uruchomieniu produkcyjnym coś czasem rzeczywiście idzie nie tak, ale możesz zrobić wiele, by ograniczyć to ryzyko. Jeśli upewnisz się, że naprawdę jesteś gotowy do startu, mądrze wybierzesz termin i starannie zaplanujesz ten wielki dzień, ograniczysz skutki dla pracowników i codziennego funkcjonowania firmy, nawet jeśli coś się nie uda.

Upewnij się, że jesteś gotowy

Bardzo kusi, by nowy system jak najszybciej zaczął działać. Zainwestowałeś przecież ogromne środki, więc to naturalne, że chcesz jak najszybciej zobaczyć efekty. Pośpieszne uruchomienie produkcyjne to jednak przepis na katastrofę. Jak więc sprawdzić, czy naprawdę możesz przejść do startu? Oto kilka testów, które pomogą ocenić sytuację.

Cały sprzęt jest gotowy do użycia

To może się wydawać aż nadto oczywiste, ale zdziwiłbyś się, ile firm planuje wymianę drukarek etykiet, wag, a nawet laptopów wkrótce po uruchomieniu produkcyjnym. Lepiej mieć na miejscu wszystko, czego zamierzasz używać w dającej się przewidzieć przyszłości, tak aby można było z tego korzystać podczas testów przed startem.

Pracownicy są przeszkoleni i zaangażowani

Najlepszy sposób, by pozyskać pracowników dla projektu i utrzymać ich poparcie, to włączyć ich w proces wdrożenia. Informuj ich na bieżąco, jak działa system i jakie zmiany przyniesie w ich pracy. Słuchaj ich uwag i obaw i przez cały proces przekazuj je zespołowi wdrażającemu system ERP. Ważne, by pracownicy czuli, że nowy system ułatwi im wykonywanie zadań i pozwoli popełniać mniej błędów.

Każdy użytkownik powinien przejść odpowiednie szkolenie i mieć okazję przetestować system przed uruchomieniem produkcyjnym. Powinien nie tylko umieć z niego korzystać, ale też go rozumieć – zarówno w zakresie, z którego sam korzysta, jak i w szerszym kontekście: jak jego rola wpisuje się w prawidłowe funkcjonowanie całej firmy. Pamiętaj, że niektórzy pracownicy mogą zapewniać, że swobodnie posługują się systemem, choć w rzeczywistości nie przetestowali wszystkich jego elementów, z których być może będą korzystać. Aby temu zapobiec, wprowadź systematyczne kontrole i przeznacz wystarczającą liczbę godzin pracy na szkolenia i testy systemu.

Dane są przygotowane

Przygotowanie danych do migracji do nowego systemu wymaga dużo czasu i pracy. Trzeba je starannie zaplanować, a jeszcze staranniej przeprowadzić. Powodzenie uruchomienia produkcyjnego w ogromnym stopniu zależy od tego, jak dobrze przygotowano dane – zbyt mało czasu poświęconego na ich przygotowanie to zresztą jedna z najczęstszych rzeczy, których firmy żałują po starcie systemu. Powierz to zadanie kompetentnym, odpowiedzialnym osobom. Nie ma tu miejsca na niedbałość.

Przygotowane dane trzeba najpierw przenieść do środowiska testowego, aby sprawdzić, czy są kompletne, dokładne i czyste. Drobne problemy z danymi mogą się nasilić po przejściu na nowy, bardziej zaawansowany system, dlatego podczas testów potrzebna jest szczególna czujność.

Zanim uruchomisz system, upewnij się też, że wszystkie dane mają odpowiednią kopię zapasową. Jeśli coś pójdzie nie tak, nie możesz sobie pozwolić jeszcze na utratę danych.

System jest przetestowany

Nie trzeba chyba mówić, że przejście na nowy system bez sprawdzenia, czy działa prawidłowo, byłoby nierozsądne. Ale jak rygorystyczne powinny być testy? I na ile można tolerować testy zakończone niepowodzeniem?

Sprzęt, oprogramowanie, procesy, przepływy pracy, procedury, integracje systemów, użytkownicy, a nawet system i proces tworzenia kopii zapasowych – wszystko to musi przejść bardzo dokładne testy, zanim system zostanie zatwierdzony do uruchomienia produkcyjnego. Trzeba sprawdzić, czy każda funkcja, funkcjonalność, rozszerzenie, raport i kokpit działa prawidłowo i czy osoby, które będą z nich korzystać, wiedzą, jak to robić. Testy powinny objąć przejście przez system różnych scenariuszy biznesowych. Kluczowe jest też testowanie na danych o różnej wielkości. Szczególnie ważne jest sprawdzenie skrajnych wielkości danych, z jakimi prawdopodobnie będziesz pracować, aby upewnić się, że system poradzi sobie ze wszystkim, co go czeka.

Nie zniechęcaj się, jeśli podczas testów wyjdzie na jaw wiele problemów. Niepowodzenia testów są wręcz czymś oczekiwanym. Skoro celem testów jest wykrycie wszystkiego, co nie działa do końca dobrze, każde niepowodzenie wykryte przed uruchomieniem produkcyjnym jest w rzeczywistości sukcesem. Ważne, by nie panikować, podchodzić do nieudanych testów pragmatycznie i skupiać się na przyczynach, rozwiązaniach i planach awaryjnych, a nie na samym fakcie, że problem wyszedł na jaw.

Nawet udane testy zwykle wymagają dalszych działań. W trakcie testów często trzeba dostosować uprawnienia użytkowników, oczekiwania co do czasu trwania procesów oraz to, ile zasobów należy przydzielić, gdzie i kiedy.

Poważne błędy są usunięte

Jeśli będziesz czekać, aż zostanie usunięty absolutnie każdy drobny błąd, nigdy nie uruchomisz systemu. Każde oprogramowanie ma błędy, które dają o sobie znać tylko w bardzo specyficznych okolicznościach. Nie da się wykryć wszystkich. Wszystkie poważne błędy, które mają duży wpływ na twoją firmę, trzeba jednak bezwzględnie usunąć przed uruchomieniem produkcyjnym. Potrzebny jest też plan awaryjny na wypadek poważnych błędów, które mogą się pojawić tuż przed startem.

Próba generalna jest za tobą

Gdy uznasz, że wszystko jest gotowe, czas na testy całego systemu. Potraktuj je jak próbę generalną. Wszystkie procesy trzeba w pełni przetestować w takiej kolejności, w jakiej przebiegają w codziennej pracy firmy. Przećwicz też migrację danych, aby mieć pewność, że do nowego środowiska nie trafią uszkodzone ani zduplikowane dane. Jeśli wszystko pójdzie w miarę gładko i potrzebne będą tylko drobne poprawki, jesteś gotowy. Jeśli natrafisz na poważne trudności, warto je rozwiązać, a potem przeprowadzić kolejną próbę generalną.

Wybierz właściwy moment

Właściwa pora roku

Niestety rzadko się zdarza, by działająca firma miała idealny moment na uruchomienie produkcyjne. Nawet w najlepszym scenariuszu przygotowania pochłoną mnóstwo czasu i zasobów, a w dniu startu trzeba się liczyć z pewnymi zakłóceniami. Mimo to niektóre terminy są zdecydowanie lepsze od innych.

Warto wybrać spokojniejszy okres w roku. Przede wszystkim ze względu na pracowników, którzy przed uruchomieniem produkcyjnym muszą zmieścić szkolenia z nowego systemu obok swoich zwykłych obowiązków, a potem przyzwyczaić się do pracy w nim. Mniejsza presja na pracowników to lepsza akceptacja systemu i mniejsze ryzyko błędów użytkowników.

Wybierz termin, w którym dostępnych będzie jak najwięcej kluczowych osób. Nierozsądnie byłoby uruchamiać system, gdy wiele osób jest na urlopie, np. w czasie wakacji szkolnych, kiedy wielu pracowników bierze wolne, by zająć się dziećmi.

Właściwy dzień

Początek nowego roku obrotowego może się wydawać dobrym pomysłem. Wszystkie transakcje i raporty z danego roku będą wtedy w jednym systemie. W większości firm to jednak również czas dodatkowego obciążenia pracą, więc pracownicy będą mieli mniej czasu na oswojenie się z nowym systemem. Łatwiej o stres i błędy.

Tradycyjne podejście, zalecane przez wielu konsultantów ERP, to uruchomienie produkcyjne na początku miesiąca kalendarzowego. Takie rozwiązanie daje wyraźną granicę dla finansów, płac, raportowania itd. To rozsądna logika, ale są też zwolennicy startu w połowie miesiąca. Argumentują, że dział księgowości ma wtedy więcej czasu, by w pełni zamknąć poprzedni miesiąc i oswoić się z nowym systemem przed zamknięciem bieżącego miesiąca.

Wszystko to warto omówić z partnerem wdrożeniowym. Podzieli się swoim doświadczeniem, przyjrzy się temu, jak działa twoja firma, kiedy i kto ma najwięcej pracy, i pomoże wybrać właściwy moment na uruchomienie produkcyjne.

Niezależnie od tego, jaki termin ostatecznie wybierzesz, najważniejsze jest, by stary system był jak najbardziej aktualny. Nie odkładaj spraw z zamiarem uzupełnienia ich później w nowym systemie. Aktualne dane w starym systemie to zawsze klucz do udanego startu.

Przesunięcie uruchomienia produkcyjnego

Na koniec pamiętaj, że jeśli musisz przesunąć termin uruchomienia produkcyjnego, to również nie oznacza porażki. Niespodziewane trudności pojawiają się niemal przy każdym wdrożeniu, a przesunięcie startu wcale nie jest rzadkością. Podczas uruchomienia produkcyjnego priorytetem powinno być utrzymanie ciągłości pracy firmy i niezakłócanie pracy pracowników, a nie data. Dodatkowy czas na płynne przejście zawsze się opłaca. Koszty wydłużenia projektu są zwykle niewielkie w porównaniu z potencjalnymi kosztami zakłóceń w firmie, które mogą wywołać nierozwiązane problemy po przedwczesnym starcie.

Co robić w dniu startu

Ustaliłeś, że jesteś gotowy, i wybrałeś konkretny dzień i godzinę uruchomienia produkcyjnego. To jednak nie koniec pracy. Bardzo ważne jest stworzenie w firmie warunków, które pozwolą szybko wychwycić problemy podczas startu i dadzą zasoby, by równie szybko je rozwiązać.

Przygotuj materiały szkoleniowe i pomocnicze

Pracownicy powinni przejść solidne szkolenia przed startem systemu, ale zawsze o czymś zapomną, trafią na nieprzewidziane sytuacje albo po prostu zechcą sprawdzić, czy dobrze pamiętają to, czego się nauczyli. Zadbaj o to, by pracownicy mieli łatwy dostęp do materiałów szkoleniowych, zwłaszcza w pierwszych dniach po starcie. Choć obecność instruktora bywa pomocna, w większości przypadków pracownicy samodzielnie rozwieją wątpliwości, jeśli będą mieli pod ręką potrzebne informacje w postaci dokumentów lub filmów. Konsultanci i inne kluczowe osoby będą mogli wtedy skupić się na bardziej złożonych problemach, które mogą się pojawić.

Zadbaj, by pomoc była pod ręką

Przez pierwsze kilka dni miej w odwodzie dodatkowe wsparcie z wewnętrznego działu IT i od partnera wdrożeniowego. Nawet przy najlepiej przygotowanym starcie coś czasem idzie nie tak, ale jeśli jesteś na to przygotowany i masz pod ręką właściwe osoby, które mogą od razu wkroczyć do akcji, nie będzie to wyglądało na kompletną katastrofę. Eksperci mogą od razu zająć się usuwaniem problemów, gdy tylko się pojawią, i pomogą utrzymać spokojną, kontrolowaną atmosferę pracy.

Uważnie obserwuj nową codzienność

Wyznacz osoby, które przez pierwszy dzień lub dwa będą po prostu mieć na wszystko oko. Powinny chodzić po firmie, rozmawiać z pracownikami, pilnować, by wszystko działało sprawnie, notować, co można poprawić i z czym pracownicy mają trudności, a także kierować ich do potrzebnego wsparcia. Zyskasz w ten sposób cenne informacje, a zespół – poczucie bezpieczeństwa i pewność w nowym sposobie pracy.

Świętuj!

Po intensywnym okresie przed uruchomieniem produkcyjnym wszyscy zaangażowani zasłużyli na solidne poklepanie po plecach. Jeśli wszystko działa, nawet z kilkoma drobnymi potknięciami, to zdecydowanie powód do świętowania.