Dla firm, które prowadzą spółki zależne w Polsce, i partnerów obsługujących globalne wdrożenia SAP Business One wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza dużą zmianę w obszarze zgodności z przepisami finansowymi. Zrozumienie nowych wymogów jest niezbędne, by zachować ciągłość działania. CompuTec KSeF to solidne rozwiązanie, które płynnie integruje się z SAP Business One, dzięki czemu lokalna działalność spełnia wszystkie wymogi prawne bez zakłócania globalnych procesów. System jest wprowadzany etapami, zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Finansów:
- od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF dotyczy dużych przedsiębiorstw,
- od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie pozostałych podatników.
Nowa rzeczywistość: obowiązkowe e-fakturowanie w Polsce
KSeF wymaga, by wszyscy polscy podatnicy wystawiali i otrzymywali „faktury ustrukturyzowane” w określonym formacie XML za pośrednictwem centralnej platformy rządowej. Poważnym wyzwaniem dla firm międzynarodowych jest nieodwracalność tego procesu: faktury skutecznie wysłanej na platformę rządową nie można już edytować ani usunąć, a każdy błąd wymaga wystawienia faktury korygującej. Ponadto od 2025 r. w określonej sprawozdawczości podatkowej (JPK_VAT) trzeba podawać oficjalne numery KSeF. CompuTec KSeF pomaga uniknąć sytuacji, w których na fakturach znajdą się błędne informacje. Nasze rozwiązanie pozwala zaplanować wysyłkę faktur, więc przed ich wysłaniem masz czas, by je sprawdzić i wprowadzić zmiany.
CompuTec KSeF: zabezpieczenie procesu fakturowania
Aby ograniczyć ryzyko wynikające z zasady „bez edycji”, CompuTec KSeF wprowadza dwuetapową komunikację:
- Natychmiastowe generowanie XML: gdy tylko w SAP Business One zostanie dodana faktura sprzedaży, faktura zaliczkowa lub faktura korygująca, system generuje wymagany plik XML.
- Elastyczny harmonogram: zamiast natychmiastowej transmisji możesz zaplanować ostateczną wysyłkę (np. co godzinę lub na koniec dnia). Daje to cenny „czas na poprawki”, w którym można anulować lub poprawić dokument, zanim stanie się trwałym zapisem o mocy prawnej w systemie rządowym.
Najważniejsze korzyści dla firm międzynarodowych
- Integracja z produkcją i magazynem: CompuTec KSeF współpracuje z rozszerzeniami SAP Business One, takimi jak CompuTec ProcessForce i CompuTec WMS, dzięki czemu dane produkcyjne i logistyczne trafiają bezpośrednio do faktur zgodnych z przepisami podatkowymi.
- Bez wymuszonych aktualizacji: natywne rozwiązania SAP często wymagają najnowszej wersji (co bywa przeszkodą dla firm globalnych pracujących w określonych cyklach wydań), a CompuTec KSeF zapewnia zgodność wsteczną z SAP Business One 10 (FP 2408 i nowsze) zarówno na Microsoft SQL Server, jak i na SAP HANA.
- Pełna elastyczność danych: firmy międzynarodowe często mają szczególne wymagania co do dodatkowych informacji (np. określonych numerów katalogowych lub uwag klienta). Za pomocą zapytań SQL dział IT łatwo określi, które pola danych trafiają do pliku XML, tak by spełnić zarówno lokalne przepisy, jak i globalne standardy korporacyjne.
- Obsługa faktur zakupu: system ma bufor kontrolny na faktury przychodzące. Dział księgowości może w nim zweryfikować i zatwierdzić faktury od zagranicznych i krajowych dostawców, zanim zostaną oficjalnie zaksięgowane w SAP Business One, co zapobiega automatycznemu wprowadzeniu fałszywych lub błędnych dokumentów.
To szczególnie ważne, bo faktury mogą pochodzić z zewnętrznego źródła, z którym firma mogła nigdy nie mieć kontaktu. Każdy, kto zna NIP firmy, może wystawić fakturę sprzedaży, która trafi do bufora. Zwracamy uwagę na takie sytuacje, bo mogą stwarzać ryzyko, zwłaszcza w początkowej fazie wdrażania systemu przez państwo.
Ciągłość działania: tryb offline
Niezawodność ma ogromne znaczenie dla bieżącej działalności. Gdy serwery rządowe nie działają, CompuTec KSeF automatycznie generuje kody QR dla faktur offline i certyfikaty uwierzytelniające. Dzięki temu możesz od razu legalnie wystawiać faktury klientom, a po przywróceniu usługi system automatycznie zsynchronizuje się z portalem KSeF.
Podsumowanie: prostsza zgodność z przepisami
CompuTec KSeF zamienia złożony wymóg prawny w zautomatyzowany proces działający w tle. Integruje sprzedaż, zakupy i bankowość (numery KSeF są automatycznie dodawane do plików przelewów), dzięki czemu firmy międzynarodowe mogą skupić się na swojej podstawowej działalności i pozostać w pełni zgodne z wymogami polskiego urzędu skarbowego.
Jeśli chcesz uniknąć przestojów i być na bieżąco, skontaktuj się z nami.
