Jedyną stałą w biznesie jest zmiana. Każda firma szuka rozwiązania dopasowanego do swojego profilu, które da jej przewagę nad konkurencją, a przy tym zapewni pełną obsługę klienta oraz optymalizację procesów i kosztów. Firmy często rozwijają się tak szybko, że nadążanie z aktualizacją systemów i narzędzi przestaje mieć sens – zarówno praktyczny, jak i finansowy. Do tego utrzymanie i integracja wielu systemów często zaburza analitykę i prowadzi do niespójności danych. Dlatego w rozwoju każdej firmy przychodzi moment, by rozważyć zmianę całego systemu ERP. Do tej decyzji może prowadzić wiele dróg, ale dwie najczęstsze to:

  1. Dalszy rozwój firmy nie jest możliwy w ramach obecnego systemu (obsługa złożonych procesów produkcyjnych, gospodarki magazynowej i analiz potrzebnych do podejmowania kluczowych decyzji).
  2. Dynamika rozwoju firmy rodzi potrzebę reorganizacji procesów biznesowych i poszukiwanie skuteczniejszego modelu biznesowego.

Oba problemy wskazują na potrzebę zmiany. Na rynku jest wiele rozwiązań IT do wyboru. Głównym celem tej publikacji jest przedstawienie 6 najważniejszych zalet rozwiązania SAP Business One oferowanego przez CompuTec S.A., które może w pełni pokryć potrzeby firm hurtowych, usługowych i produkcyjnych. Warto podkreślić, że oferowane rozwiązanie jest w pełni jednolite pod względem przepływu informacji, procesów biznesowych oraz analityki i raportowania. W kilku punktach postaram się skupić na najważniejszych funkcjach i zaletach, podzielonych na bloki tematyczne. Mam też nadzieję przekonać cię, że rozwiązanie, które oferujemy w CompuTec S.A., przewyższa ofertę naszych konkurentów.

1. Znacznie krótszy czas dostępu do danych

System SAP Business One zaprojektowano tak, by użytkownik mógł dotrzeć do konkretnego obszaru struktury z każdego jej poziomu. Spójność danych zapewnia funkcjonalna, a nie modułowa struktura SAP Business One. Użytkownik może zarządzać własnym pulpitem, w tym dynamicznie dodawać dowolne pola i informacje innych użytkowników, które są wykorzystywane w kolejnych etapach procesu. Dzięki wbudowanym narzędziom śledzenia struktura systemu pozwala z każdego poziomu przejść aż do źródła danych. Wbudowana przeglądarka pozwala też przeszukiwać rekordy w każdej części systemu. Mniej doświadczeni użytkownicy mogą dodatkowo korzystać z pomocy kontekstowej. Wszystko to skraca czas trwania procesów i czas reakcji w obsłudze klienta. Kompletność danych i szybki dostęp do nich zwiększają efektywność pracy.

2. Sprawne zarządzanie procesami od samego początku

SAP Business One pozwala budować własne mapy procesów na podstawie ścieżki procedury, np. dla całego procesu sprzedaży lub zakupu. Ścieżkę procesu można elastycznie konfigurować i dostosowywać. Cały proces ma logiczną strukturę krok po kroku, dzięki czemu zawsze można odwołać się do dowolnego jego etapu. Z poziomu panelu kontrolujesz każdy krok procesu i szybko ustalasz, na którym etapie zostało wykonane dane działanie. Jedną z opcji wspierających zarządzanie procesami jest przypisanie dokumentu do konkretnych miejsc powstawania kosztów (MPK), by śledzić informacje analityczne każdego procesu na przyszłość. Taki model pozwala szybko uzyskać pełną, wyczerpującą informację o dowolnym procesie (dynamiczne raporty partnerów handlowych, obroty itd.). Największą zaletą tej funkcjonalności jest uporządkowanie i standaryzacja procesów. Ułatwia to wprowadzanie nowych pracowników do pracy w systemie i ujednolica pracę w firmie.

3. Pełne zarządzanie procesem produkcyjnym

W każdej firmie produkcyjnej najważniejszym obszarem działalności, który często wymaga usprawnień, jest oczywiście produkcja. SAP Business One ma rozbudowane rozszerzenie produkcyjne – CompuTec ProcessForce. Obejmuje ono zarówno przygotowanie produkcji (receptury, obsługę odpadów, koprodukty itd.), jak i wsparcie oraz automatyzację procesów na hali produkcyjnej dzięki panelom CompuTec PDC, które pozwalają wprowadzać i rejestrować zmiany, a przy tym dają bezpośredni wgląd w najważniejsze dane prosto z hali produkcyjnej. System zapewnia również pełną obsługę ruchów magazynowych, zarówno na miejscu, jak i w procesie planowania MRP. Obsługa produkcji w CompuTec ProcessForce to szeroka funkcjonalność, której szczegółowy opis znajdziesz na stronie CompuTec ProcessForce. Funkcjonalność ta działa oczywiście w powiązaniu z obsługą sprzedaży: zleceniami sprzedaży, narzędziem do sprawdzania dostępności (ATP) i magazynem. Pozwala też śledzić koszty produkcji i kontrolę jakości na każdym etapie.

4. Wielopoziomowe planowanie produkcji

Planowanie produkcji to bardzo złożony proces, który wymaga profesjonalnego narzędzia. SAP Business One w połączeniu z CompuTec ProcessForce pozwala planować produkcję z trzech perspektyw. Pierwsza to klasyczny widok zleceń produkcyjnych na wykresie Gantta, na którym możemy wprowadzać zmiany w kalendarzu produkcji. Wykres pokazuje też ostrzeżenia o przeciążeniu. Druga perspektywa ułatwia planowanie na wykresie Gantta z widocznymi wskaźnikami zasobów. Trzecia pozwala planować bezpośrednio na zasobie, z informacjami o dostępności, zdolnościach produkcyjnych i zasobach alternatywnych. Planowanie produkcji daje też przegląd grup zasobów i narzędzi powiązanych z zasobami. Ta metoda daje jasny obraz działań na produkcji i pozwala optymalnie wykorzystywać zasoby dostępne lub mniej obciążone.

5. Szybkie i dynamiczne raportowanie

Dzięki spójnej strukturze opisywane rozwiązanie daje bardzo szerokie możliwości analityczne. Wielowymiarowa struktura i możliwości platformy SAP HANA pozwalają przygotować każdą potrzebną analizę. To samodzielne rozwiązanie, które nie wymaga żadnego innego systemu business intelligence i potrafi tworzyć w systemie nawet bardzo złożone raporty. Poza klasycznym raportowaniem można generować interaktywne raporty i analizy. Można też tworzyć wielowymiarowe raporty dynamiczne obsługiwane w Microsoft Excel. Wbudowano również narzędzie do prognozowania przepływów pieniężnych. Warto też wspomnieć, że SAP HANA to wyjątkowa platforma przetwarzania danych w pamięci (in-memory), która pozwala przyspieszyć raportowanie nawet 1000 razy w porównaniu z innymi bazami danych. Najbardziej wymagającym klientom oferujemy SAP Lumira – narzędzie, dzięki któremu tworzymy dynamiczne prezentacje oparte na interaktywnych raportach.

6. Wsparcie najważniejszych decyzji

Ostatnią, ale jedną z najważniejszych funkcji jest możliwość tworzenia dynamicznych, spersonalizowanych kokpitów i wskaźników KPI. Każdy użytkownik może stworzyć własny kokpit i wypełnić go informacjami, których potrzebuje. Do dyspozycji są m.in. mapy procesów, przypomnienia, ostatnie operacje, dynamiczne wykresy i indywidualne KPI. Dzięki temu menedżerowie mogą podejmować konkretne kroki na podstawie przeglądu sytuacji.

Jak widać, zakres zastosowań tego systemu jest bardzo szeroki. Jego struktura wyróżnia się na tle innych systemów dostępnych na rynku. Dzięki niezawodnym mechanizmom mamy pełny i szczegółowy wgląd w całą działalność firmy. Możemy analizować to, co już się wydarzyło, i na bieżąco reagować na to, co dzieje się w czasie rzeczywistym. SAP Business One oferuje szeroki zakres funkcjonalności przy stosunkowo niskich kosztach wdrożenia. Ważne jest też to, że opisane funkcjonalności są wspierane przez SAP i będą wspierane w przyszłych wersjach.

Dzięki połączonym możliwościom SAP Business One i CompuTec ProcessForce:

  1. zoptymalizujesz i przyspieszysz procesy biznesowe,
  2. ograniczysz zbędne koszty,
  3. spojrzysz na swoją firmę z innej perspektywy.

Na koniec chciałbym wspomnieć o jeszcze jednej ważnej kwestii, której na etapie wyboru systemu często nie poświęca się dość uwagi. Kluczem do wyboru właściwego systemu jest szczegółowa analiza potrzeb firmy i decyzja oparta na budżecie, który z niej wynika. Taki model nie tylko pozwala nam przygotować dobrze dopasowaną ofertę, ale też pokazuje każdy kluczowy proces w firmie z nowej perspektywy. Nie odwrotnie. Tak właśnie pracujemy.

W kolejnych wpisach postaram się szczegółowiej opisać te zalety i rozwinąć przedstawione wyżej punkty.