Na początku cyfrowej transformacji większość przyszłych użytkowników SAP Business One musi zdecydować, czy uruchomić system w chmurze, czy lokalnie. Nie ma jednej odpowiedzi na pytanie, który model jest „najlepszy”, ale większość firm nie powinna mieć większego problemu z ustaleniem, który sprawdzi się właśnie u nich.

Wersja lokalna

Dla osób, które dopiero poznają temat: wdrożenie lokalne to tradycyjna droga. Kupujesz licencje na oprogramowanie lub subskrypcje licencji od swojego partnera SAP Business One oraz własną infrastrukturę serwerową, a całe środowisko utrzymujesz we własnym zakresie. Oznacza to, że bezpieczeństwem danych i aktualizacjami musi się zająć twój dział IT albo zewnętrzni eksperci SAP Business One, z którymi masz umowę. Zalety i wady omówimy dokładniej w dalszej części, ale co do zasady model lokalny daje więcej kontroli, a zarazem więcej odpowiedzialności.

Chmura

Model chmurowy może przybrać kilka form.

A. SaaS (Software as a Service, oprogramowanie jako usługa)

To standardowe podejście oparte na chmurze publicznej i zarazem najwyższy dostępny poziom usług. SAP Business One i wszystkie rozszerzenia są instalowane i utrzymywane w infrastrukturze chmurowej przez dostawcę usług chmurowych. Dostawca zajmuje się wszystkim, w tym licencjami, aktualizacjami, kopiami zapasowymi i bezpieczeństwem danych. Ty odpowiadasz tylko za wprowadzanie danych. Płacisz okresowo w zależności od liczby użytkowników, a poza tym nie musisz się niczym martwić.

B. PaaS (Platform as a Service, platforma jako usługa)

Model PaaS bardzo przypomina SaaS, z jednym istotnym wyjątkiem: klient kupuje własne licencje z góry. Daje to nieco więcej kontroli nad oprogramowaniem bez kłopotów z serwerami itp. To także naturalny wybór dla firm, które mają już kupione i opłacone licencje, ale chcą przejść do chmury.

C. IaaS (Infrastructure as a Service, infrastruktura jako usługa)

W tym modelu kupujesz od dostawcy usług chmurowych zasoby, np. serwery, sieci czy maszyny wirtualne, i korzystasz z nich przez internet, ale za licencje i oprogramowanie, w tym administrację i aktualizacje, odpowiadasz w całości ty albo twój zewnętrzny dostawca usług.

Jedną z wielkich zalet SAP Business One jest swoboda łączenia usług chmurowych tak, by pasowały do potrzeb firmy. Jeśli na przykład masz już własną infrastrukturę, możesz uruchomić SAP Business One lokalnie, a jednocześnie wybrać licencjonowanie subskrypcyjne, by ograniczyć początkową inwestycję. Jeśli później sytuacja się zmieni, możesz jednak kupić własne licencje i w praktyce przejść w pełni na tradycyjny model lokalny. Główne ograniczenie polega na tym, że wszyscy użytkownicy muszą korzystać z tego samego modelu. Nie da się mieć połowy użytkowników na subskrypcji, a drugiej połowy na licencjach.

Dylemat

Przedstawiliśmy krótko dostępne opcje, ale która jest najlepsza? Żeby pomóc ci zadać sobie właściwe pytania przy tej ważnej decyzji, przygotowaliśmy listę 7 czynników, które warto wziąć pod uwagę.

1. Obecna infrastruktura

Wiele zależy od tego, jaką infrastrukturą już dysponujesz. Jeśli masz w pełni sprawny serwer, który posłuży jeszcze dość długo, warto wycisnąć z niego jak największy zwrot z inwestycji (ROI). To przechyla szalę na korzyść modelu lokalnego. W końcu po co płacić centrum danych co miesiąc za coś, co możesz zrobić samodzielnie?

2. Standardowa konfiguracja czy dostosowanie

Jeśli procesy w twojej firmie są stosunkowo proste, na tyle, że możesz korzystać z SAP Business One (i ewentualnych rozszerzeń) mniej więcej w standardowej postaci, chmura jest zdecydowanie dobrym wyborem. Zyskasz też krótsze i zwykle tańsze wdrożenie.

Jeśli procesy w firmie są nieco bardziej złożone lub nietypowe, chmura nadal może się sprawdzić, ale trzeba wcześniej odrobić pracę domową. Nie każde środowisko chmurowe nadaje się dla firm, które potrzebują dużego zakresu dostosowania. Są jednak chmury hostowane przez partnerów, które dobrze sprawdzają się przy rozbudowanym dostosowaniu lub integracjach z systemami zewnętrznymi. Upewnij się tylko, że dokładnie znasz swoje wymagania, masz za sobą analizę dostosowań, które mogą być potrzebne w przyszłości, i że wybrana usługa je obsłuży.

Warto pamiętać, że projekty dostosowania i integracji są często łatwiejsze do przeprowadzenia przy wdrożeniu lokalnym, a związanej z tym różnicy w kosztach również nie należy lekceważyć.

3. Bezpieczeństwo danych i kopie zapasowe

Tu każde rozwiązanie ma swoje plusy i minusy, ale warto przyjrzeć się temu pod kątem preferencji i zasad obowiązujących w firmie. Zaletą wersji lokalnej jest większa bezpośrednia kontrola nad bezpieczeństwem danych. Nie musisz udostępniać danych żadnej stronie trzeciej. Wszystko pozostaje wyłącznie w firmie.

Przy wdrożeniu w chmurze dane są przechowywane w centrum danych. Wiąże się to z przeniesieniem danych do innego systemu, nad którym masz ograniczoną kontrolę, ale daje też istotne korzyści. Większość centrów danych, np. tych prowadzonych przez SAP, Microsoft czy Amazon, stosuje naprawdę najwyższej klasy zabezpieczenia fizyczne i najnowocześniejsze zabezpieczenia sieciowe, daleko wykraczające poza możliwości większości MŚP. Większość centrów danych jest też zaprojektowana tak, by wytrzymać katastrofy naturalne i spowodowane przez człowieka, takie jak pożar, powódź, a nawet trzęsienie ziemi.

Podobnie kopie zapasowe przechowywane w chmurze korzystają z ochrony, jaką zapewniają zaawansowane centra danych. Przy wersji lokalnej trzeba zadbać o osobną lokalizację fizyczną do przechowywania kopii zapasowej. W przeciwnym razie pożar albo włamanie do serwerowni zagroziłyby kopii tak samo jak danym podstawowym. Zabezpieczenie miejsca przechowywania kopii przed cyberzagrożeniami i zagrożeniami fizycznymi to dodatkowy koszt.

Ostatecznie wszystko sprowadza się do osobistych preferencji, zasad obowiązujących w firmie i tego, w jakim stopniu jesteś w stanie zabezpieczyć własne serwery.

4. Aktualizacje

W tym obszarze modele chmurowe mają wyraźną przewagę, choć niektóre większą niż inne. Aktualizując system lokalnie, potrzebujesz osobnej infrastruktury do przetestowania aktualizacji i migracji, a więc koszty zakupu serwerów, miejsca na nie i ich utrzymania właśnie się podwajają. To jeszcze nie wszystko. Podczas aktualizacji system nieuchronnie przez pewien czas jest niedostępny. Ten czas bardzo się różni w zależności od przypadku, ale z naszego doświadczenia wynika, że średnio jest to od 8 do 24 godzin.

W typowym modelu SaaS skracasz go do mniej więcej godziny. Całą aktualizację przeprowadza dostawca usług chmurowych, więc dodatkowe serwery w ogóle nie są potrzebne. Oprócz oszczędności czasu korzystasz też z wiedzy i doświadczenia dostawcy, który regularnie przeprowadza aktualizacje, więc w praktyce problemy zdarzają się rzadziej. Nie dotyczy to wszystkich modeli chmurowych. W modelu IaaS za administrację i aktualizacje odpowiadasz ty, a ich przeprowadzenie jest równie uciążliwe jak przy wersji lokalnej.

5. Skalowalność

Jeśli twoja firma szybko rośnie, chmura może okazać się bardziej atrakcyjnym modelem. Gdy SAP Business One działa lokalnie i potrzebujesz większej mocy, musisz zainwestować w kolejne serwery, większą lub dodatkową serwerownię, więcej pracowników do utrzymania serwerów itd. W chmurze po prostu dokupujesz subskrypcje użytkowników na kolejny miesiąc, a resztą zajmuje się dostawca.

To samo dotyczy sytuacji, w której z jakiegoś powodu musisz ograniczyć skalę działania. Zamiast zostać z nadmiarem niepotrzebnej już infrastruktury lokalnej, po prostu zmieniasz poziom subskrypcji. Pamiętaj jednak, że umowa z centrum danych często przewiduje jakiś okres wypowiedzenia. Zwykle nie można zmniejszyć liczby użytkowników w trakcie trwania umowy i trzeba poczekać do jej odnowienia.

6. Wygoda

Nie ma wątpliwości, że dla większości firm wdrożenie w chmurze oznacza mniej kłopotów. Jeśli SAP Business One działa w chmurze w modelu SaaS, utrzymanie serwerów i zarządzanie nimi po prostu przestaje być twoim zmartwieniem. Wdrożenie lokalne oznacza, że potrzebujesz własnych pracowników do zarządzania serwerami i ich utrzymania, a więc musisz rekrutować odpowiednio wykwalifikowane osoby, płacić im pensje i pokrywać ich wydatki – i ogólnie masz kolejny obszar firmy do zarządzania.

Wdrożenie w chmurze często okazuje się też wygodniejsze, gdy część użytkowników pracuje zdalnie albo masz pracowników w terenie. Dostęp do systemu jest jak najbardziej możliwy przy wersji lokalnej, ale wiąże się z dodatkową złożonością i możliwe, że także z wyższymi kosztami sieci.

7. Pieniądze, pieniądze, pieniądze

Wszystkie powyższe czynniki odgrywają ważną rolę, ale jak w wielu sprawach biznesowych, ostatecznie często decydują pieniądze. Uruchomienie SAP Business One w chmurze radykalnie zmniejsza początkową inwestycję we wprowadzenie nowego systemu ERP. Nie musisz kupować serwerów, zapewniać im pomieszczenia ani zatrudniać ludzi do ich utrzymania, nie musisz wymieniać serwerów co 7–8 lat, nie musisz płacić z góry wysokich opłat licencyjnych – i tak dalej. Nawet rachunki za prąd są znacznie wyższe, gdy własne serwery działają lokalnie.

Jeśli trudno ci wygospodarować kapitał na system ERP albo wolisz przeznaczyć dostępny kapitał na rozwój firmy, wdrożenie w chmurze jest bardzo atrakcyjną opcją. Początkowa inwestycja obejmuje wtedy głównie koszty wdrożenia, a wszystko inne pokrywa po prostu miesięczna opłata subskrypcyjna. Dzięki temu możesz liczyć na znacznie szybszy zwrot z inwestycji.

Gwoli pełnej przejrzystości trzeba jednak dodać, że w dłuższej perspektywie wdrożenie lokalne często okazuje się w sumie tańsze, jeśli nie odwzorowujesz w nim wszystkich cech chmury. Firmy, które mają kapitał do zainwestowania, powinny więc poważnie rozważyć także model lokalny.

Decyzja

Podsumowując: nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Wszystko zależy od sytuacji twojej firmy i tylko ty możesz określić swoje priorytety. Niezależnie od tego, który model wybierzesz, możesz być spokojny: tysiące MŚP na całym świecie z powodzeniem i zadowoleniem korzystają z SAP Business One w chmurze, a kolejne tysiące – równie zadowolone – korzystają z niego lokalnie.