Wszyscy widzieliśmy nowoczesne, zautomatyzowane magazyny, w których pracę wykonują roboty. Pojazdy autonomiczne i roboty pobierające przemieszczają towary po magazynie w doskonale zgranym, wydajnym tańcu. O czymś takim marzy każdy kierownik magazynu. Niestety taka technologia wymaga inwestycji, która dla większości małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) jest po prostu poza zasięgiem. Żeby uzasadnić inwestycję w fizyczną automatyzację i często wysokie koszty utrzymania takiego systemu, przez magazyn musi niemal bez przerwy przechodzić naprawdę duży wolumen zapasów.

Nie wszystko jednak stracone. Są inne sposoby, by zautomatyzować magazyn przy ograniczonym budżecie. Nawet z budżetem na miarę MŚP można całkiem realnie zautomatyzować procesy magazynowe, poprawić dokładność ewidencji i sprawność operacyjną, a przy tym obniżyć koszty. Sztuka polega na tym, by wyjść poza automatyzację, jaką oferują automatyczne systemy składowania i pobierania, i pomyśleć o automatyzacji samych procesów magazynowych. Dla MŚP to znacznie mniejsze obciążenie finansowe, a wystarczy do tego odpowiedni system zarządzania magazynem.

Automatyczne zbieranie danych w czasie rzeczywistym

Jeśli chcesz zautomatyzować zbieranie danych, najpierw upewnij się, że twój system zarządzania magazynem działa w czasie rzeczywistym. Jeśli dane nie są aktualizowane natychmiast, stany magazynowe i informacje o lokalizacjach będą niedokładne, a to może zakłócić łańcuch dostaw i pogorszyć obsługę klientów. W nowoczesnym magazynie dane w czasie rzeczywistym to absolutna podstawa.

Kolejny krok w automatyzacji to zadbanie o to, by dane były zbierane szybko, dokładnie i – z perspektywy pracowników – łatwo. Jednym z najprostszych i najskuteczniejszych sposobów na skrócenie czasu wprowadzania danych i praktycznie wyeliminowanie błędów jest system etykiet z kodami kreskowymi. Kody kreskowe powinny mieć wszystkie zapasy, regały i jednostki składowania, a w każdym kodzie da się zapisać szeroki zakres informacji. Gdy magazynierzy dostaną skanery, wprowadzenie danych, które zajmowało kilka minut, skraca się do ułamka sekundy.

I nie chodzi tylko o identyfikację towarów. Kody kreskowe znacznie ułatwiają też śledzenie historii zapasów.

Wprowadzanie danych przy przyjęciu towaru, kompletacji i innych operacjach możesz też zautomatyzować dzięki wagom przemysłowym połączonym z systemem zarządzania magazynem. To naprawdę przyspiesza pracę, bo pracownicy nie muszą ręcznie liczyć ani ważyć towaru, a potem wpisywać wyników do systemu. Wystarczy, że położą towar na wadze, a system zaktualizuje się automatycznie.

Łatwo zauważyć, że dzięki połączeniu kodów kreskowych i wag niektóre procesy zajmą ułamek czasu potrzebnego przy pracy ręcznej. Warto jednak pamiętać, że taka automatyzacja poprawia też dokładność. Dobry system zarządzania magazynem powiadomi cię o brakujących danych albo nie pozwoli przejść dalej, dopóki ich nie uzupełnisz. Powinien też pozwalać decydować, jakie dane można wprowadzać w poszczególnych miejscach, co pomaga ograniczyć błędy. A sam system powinien dawać się w pełni dostosować do specyfiki twojej firmy.

Automatyzacja pracy w magazynie

System zarządzania magazynem pomaga też na różne sposoby utrzymać pracowników przy właściwych zadaniach. Pierwszy z nich to po prostu jasność: pracownicy wiedzą, jakie zadania mają wykonać i jak dokładnie je wykonać, np. jakie zasady BHP stosować, jakiego sprzętu używać i jakie procedury obowiązują. Wszystko to można im przekazać przez system. Możesz go też wykorzystać do podpowiadania pracownikom właściwych czynności we właściwym momencie, a tym samym zautomatyzować ich zadania. Dobry system zarządzania magazynem pozwala wysyłać alerty i powiadomienia na podstawie konfigurowalnych wyzwalaczy. Jeśli więc chcesz, by operator przy odkładaniu towaru zapisał temperaturę w jednostce składowania, system może go o to poprosić i nie pozwolić kontynuować transakcji, dopóki tego nie zrobi.

System możesz też skonfigurować tak, by automatycznie wybierał najlepsze miejsce składowania towaru według ustalonych przez ciebie kryteriów. Ta decyzja przestaje wtedy zależeć od pracowników, a przy okazji to świetny sposób na optymalne wykorzystanie powierzchni składowania. System odnajdzie bieżącą lokalizację zapasów szybciej niż najlepsza fotograficzna pamięć, a pełna identyfikowalność zapasów jest dostępna jednym kliknięciem.

System zarządzania magazynem powinien też powiadamiać pracowników biura o zbyt niskich lub zbyt wysokich stanach magazynowych. Dostaniesz też alerty o niedokończonych lub zaległych zadaniach, a nawet będziesz mieć na oku klientów z wstrzymanym kredytem kupieckim, żeby przez nieuwagę nie wysłać im zamówienia.

Automatyzować czy nie automatyzować?

Jeśli wciąż marzysz o magazynie obsługiwanym przez roboty, pomyśl przez chwilę o tym, że niektóre rzeczy ludzie robią znacznie lepiej niż roboty. Ludzie szybko i łatwo dostosowują się do zmieniającej się sytuacji w firmie, a w niektórych przypadkach potrafią nawet pracować szybciej. Gdy niespodziewanie przychodzi okres wzmożonego ruchu, automatyczne systemy składowania i pobierania nie zwiększą nagle swojej wydajności. Jeśli jednak w magazynie pracują ludzie, zawsze możesz skierować tam dodatkowych pracowników, by poradzić sobie z popytem.

Czasem automatyzacja procesów przysparza więcej kłopotów, niż jest warta. Wiele systemów zarządzania magazynem przypisuje konkretne partie zapasów do konkretnych zamówień. W pewnych sytuacjach może się to wydawać dobrym pomysłem, zwłaszcza przy towarach łatwo psujących się, bo zapasy można pobierać na przykład według daty ważności. Takie podejście może jednak rodzić problemy. Wyobraź sobie, że magazynier podjeżdża wózkiem widłowym pod właściwy regał i widzi partie, które ma pobrać, ale trudno się do nich dostać na regale albo widać, że wskazana partia jest w jakiś sposób wadliwa. Widzi też mnóstwo łatwiej dostępnego towaru albo towaru w dobrym stanie, ale nie może go pobrać, bo system na to nie pozwala. W takiej sytuacji lepszy jest system dynamiczny, w którym magazynier rejestruje pobrany towar w chwili kompletacji.

Morał z tej historii jest więc taki: dobrze się zastanów, zanim zautomatyzujesz procesy. Czy automatyzacja rzeczywiście sprawi, że magazyn będzie pracował wydajniej? A może raczej utrudni pracownikom wykonywanie zadań? Regularnie zbieraj też opinie pracowników, by dopracowywać procesy, wskazywać miejsca, w których procesy faktycznie utrudniają im pracę, i odkrywać nowe możliwości automatyzacji.