Gdy wdrażasz SAP Business One w firmie – od razu na starcie albo w miarę jej rozwoju – prawdopodobnie zaczniesz rozglądać się za rozszerzeniami przeznaczonymi dla twojej branży, które pozwolą dostosować system do danych i wymogów regulacyjnych w twojej dziedzinie.
Zwykle firma przychodzi do swojego partnera SAP Business One z listą potrzebnych funkcjonalności, a partner – albo dopiero potencjalny partner – rekomenduje jedno lub kilka rozwiązań. Najczęściej tworzy je firma zewnętrzna, tzw. Software Solutions Partner, w świecie SAP Business One nazywany w skrócie SSP. Jeśli obawiasz się inwestycji w rozwiązanie, którego nie stworzyło samo SAP, niepotrzebnie. SAP Business One to świetny uniwersalny system dla firm, ale SSP zwykle bardzo dobrze znają specyfikę branży, dla której tworzą swoje produkty. Dostajesz więc to, co najlepsze z obu światów: rozwiązanie międzynarodowej marki i rozszerzenie zaprojektowane specjalnie dla firm takich jak twoja. SAP zapewnia też firmom SSP doskonałe środowisko programistyczne i wsparcie, więc nie ma powodu oczekiwać niższej jakości tylko dlatego, że rozwiązanie nie pochodzi bezpośrednio od SAP.
Z drugiej strony, wybierając rozszerzenia, pamiętaj, że nie wszystkie są równie dobre. I nie chodzi tu wyłącznie o funkcjonalności. Bardzo ważne jest, co dzieje się „pod maską” rozszerzenia i jak SSP tworzy swoje rozwiązania. Od tego zależy, czy cały system będzie działał spójnie. Dlatego przygotowaliśmy listę 10 pytań, na które koniecznie musisz znać odpowiedź przed podjęciem ostatecznej decyzji.
1. Jak przechowywane są dane?
Rozszerzenia SAP Business One albo mają własną bazę danych, która współpracuje z bazą SAP Business One, albo zapisują wszystkie dane bezpośrednio w bazie SAP Business One, rozbudowując jej tabele. Jedna baza danych to prostszy system i gwarancja integralności danych w całym systemie. Przy dwóch bazach dane leżą w dwóch miejscach, więc mogą przestać być spójne.
Nie skreślaj jednak od razu rozwiązań z własną bazą danych. Niektóre z nich są naprawdę dobrze zrobione. Dokładnie przeanalizuj jednak tę kwestię i zastanów się, które obszary są dla ciebie ważne i czy ewentualna rozbieżność danych będzie dla twojej firmy dużym problemem. Dlaczego? Weźmy przykład rozszerzenia do gospodarki materiałowej, które w kwestii finansów polega na SAP Business One. Księgowy wprowadza dane w biurze i trafiają one do bazy SAP Business One. Magazynier wprowadza coś innego do bazy rozszerzenia. Skąd system ma wiedzieć, które liczby są prawidłowe? Nie wie. Jeśli więc dane leżą w więcej niż jednym miejscu, musisz mieć absolutną pewność, że rozszerzenie ma naprawdę dopracowaną synchronizację. W razie wątpliwości radzimy: unikaj, unikaj i jeszcze raz unikaj.
2. Jak długo trwa synchronizacja danych?
Jeśli rozszerzenie ma własną bazę danych, sprawdź na żywo, jak radzi sobie z synchronizacją danych dość złożonego dokumentu. Pracownicy nie powinni czekać kilku minut, aż zapisze się i zsynchronizuje zlecenie produkcyjne z 20 wierszami. Testuj szybkość synchronizacji na dokumentach o podobnej złożoności jak te, z których naprawdę będziesz korzystać. Złożoność dokumentu mocno wpływa na przebieg synchronizacji, więc test na prostszym dokumencie nie da ci prawdziwego obrazu.
3. Czy dostawca nadąża za nowymi wersjami SAP Business One?
Dobrą miarą zaangażowania zespołu, który stoi za produktem, jest to, czy w rozsądnym tempie nadąża za kolejnymi wersjami SAP Business One. Jeśli chcesz w pełni wykorzystać SAP Business One, zechcesz korzystać z rozszerzeń w jednej z najnowszych wersji systemu. Jeśli dostawca rozszerzenia jest pięć wersji w tyle, to poważny sygnał ostrzegawczy.
Poza niewygodą pracy na starszej wersji SAP Business One zastanów się też, dlaczego dostawca nie nadąża. Brakuje mu ludzi? A może zespół programistów musi skupiać się na stabilizowaniu rozwiązania lub usuwaniu błędów, zamiast dotrzymywać kroku SAP Business One? Takie rzeczy odbiją się na twojej firmie, więc zdecydowanie zwracaj na nie uwagę.
4. Jakie plany rozwoju ma SSP?
Świat stale się zmienia, potrzeby firm też, a większość przedsiębiorstw powinna szukać systemu ERP, który będzie się rozwijał i dostosowywał do przyszłych trendów w biznesie. Sprawdź, czy dostawca aktywnie rozwija swoje rozwiązanie. Jeśli nie planuje niczego nowego, nie musi to oznaczać, że rozwiązanie jest „kompletne”. Może to znaczyć, że ma ono ograniczony termin przydatności albo – znowu – problemy ze stabilnością, które dostawca próbuje opanować. Nie trzeba dodawać, że to niedobrze.
Załóżmy, że SSP ma naprawdę innowacyjny program rozwoju. To zawsze dobry znak. Warto jednak sprawdzić, czy przyszłe funkcje i funkcjonalności będą dostępne tylko za dodatkową opłatą, czy znajdą się w głównym wydaniu produktu, i jak wpłynie to na twoje finanse w przyszłości.
5. W jakim środowisku powstało rozszerzenie?
SAP Business One obsługuje kilka zestawów SDK. To świetne środowisko programistyczne, bo daje partnerom i SSP dużą swobodę w tworzeniu własnych rozszerzeń i modyfikacji. Uważaj jednak: niektóre rozszerzenia SAP Business One nie powstają w SDK SAP Business One, tylko w innym środowisku programistycznym. Wtedy jedynym podmiotem, który może tworzyć projekty dostosowań lub rozszerzenia (do tego rozszerzenia), jest sam SSP.
Zastanów się, czy to problem dla twojej firmy. Jeśli tylko SSP może w jakikolwiek sposób dostosowywać rozwiązanie, sprawdź, jak wygląda kolejka zadań jego zespołu programistów, w jakim czasie zajmie się twoimi potrzebami i czy w ogóle zgodzi się na jakiekolwiek dostosowanie rozwiązania.
Być może masz szczęście i trafiło ci się rozwiązanie, które standardowo pasuje do twojej firmy, a dostosowania nie są szczególnie potrzebne. Wtedy środowisko programistyczne nie powinno cię zbytnio zniechęcać. Pamiętaj jednak, że przyszłość trudno przewidzieć, a potrzeby będą się zmieniać wraz z rozwojem firmy. SAP Business One skaluje się znakomicie i może towarzyszyć firmie przez dużą część jej rozwoju. Szkoda by było, gdyby w którymś momencie ten rozwój zahamowało jedno z rozszerzeń, którego nie da się wystarczająco dostosować.
6. Jakie systemy baz danych są obsługiwane? Czy dostawca utrzymuje osobny kod dla wersji na Microsoft SQL Server i SAP HANA?
W SAP Business One masz do wyboru dwa relacyjne systemy zarządzania bazą danych: SAP HANA i Microsoft SQL Server. Wady i zalety każdego z nich to temat na osobny artykuł. Takich artykułów znajdziesz zresztą w internecie mnóstwo, więc nie będę się tu nim zajmować. Gdy jednak zdecydujesz, z którego systemu chcesz korzystać, przy wyborze rozszerzeń pojawia się kilka kolejnych kwestii do rozważenia.
Po pierwsze, warto sprawdzić, czy rozszerzenie opiera się na jednej bazie kodu, czy istnieją dwie różne wersje, osobno dla każdego systemu baz danych. To ważne, bo przy dwóch bazach kodu cały rozwój, wszystkie testy itd. trzeba wykonywać dwa razy, a na nowe wersje możesz czekać dłużej, niż oczekujesz.
Tu również sprawdź plany rozwoju SSP. Niektórzy SSP całkowicie wycofują obsługę Microsoft SQL Server, a inni nie mają jeszcze wersji dla SAP HANA. W zależności od twoich preferencji pozwoli to jeszcze bardziej zawęzić wybór.
7. Z jakimi innymi rozszerzeniami współpracuje to rozwiązanie?
Wielu klientów SAP Business One potrzebuje więcej niż jednego rozszerzenia i nie ma w tym nic złego. Wybór rozszerzeń na rynku jest duży. W większym lub mniejszym stopniu najpewniej trzeba będzie je jednak ze sobą zintegrować, choćby powierzchownie. Wtedy wdrożenie potrwa dłużej, a każda późniejsza aktualizacja może przynosić komplikacje. Oczywistym rozwiązaniem jest szukanie dostawcy, który zaoferuje kilka, jeśli nie wszystkie potrzebne rozszerzenia.
Niektórzy SSP tworzą wszystkie swoje rozwiązania tak, by zawsze ze sobą współgrały. Pamiętaj jednak, że nie wszyscy dostawcy wyznają tę filozofię. Zdarza się, że mimo wspólnej marki rozszerzenia powstają zupełnie niezależnie od siebie. A wtedy i tak trzeba je zintegrować podczas wdrożenia.
Niektórzy SSP mają też platformę ułatwiającą integrację z rozwiązaniami innych firm. Jeśli chcesz korzystać z rozszerzeń różnych dostawców, taka platforma jest na wagę złota, więc o nią również warto zapytać.
8. Czy można umówić rozmowę lub wizytę referencyjną?
Wydaje się to oczywiste, ale koniecznie porozmawiaj osobiście z co najmniej jedną firmą, która korzysta z rozwiązania. Może to być zwykła rozmowa telefoniczna albo wizyta na miejscu – zależnie od twoich możliwości i możliwości firmy referencyjnej. Najlepiej przygotuj wcześniej listę pytań. Pamiętaj, że przy nowszych lub bardziej niszowych rozwiązaniach trudno może być o referencję z dokładnie tej samej branży i w dokładnie tym samym języku, więc przyda się trochę elastyczności. Jeśli jednak dostawca twierdzi, że ma tysiące klientów, a ma problem ze wskazaniem choćby jednego, z którym możesz porozmawiać osobiście, zdecydowanie zastanów się, dlaczego tak jest.
Podczas wizyty lub rozmowy referencyjnej zapytaj też o doświadczenia ze współpracy z danym SSP. Jak szybko można zwrócić na siebie uwagę jego konsultantów? Jak szybko reagują, gdy trzeba rozwiązać problem? Rozbudowa środowiska ERP to nie zobowiązanie na kilka tygodni. Z tą firmą będziesz współpracować przez długi czas, więc warto się upewnić, że szybko reaguje, interesuje się klientami i po prostu dobrze się z nią współpracuje – jeszcze zanim przejdziesz do kwestii technicznych.
9. A co ze szkoleniami?
To oczywiste, że twoi pracownicy powinni przejść porządne szkolenie. Zapytaj o program szkoleń i sposób ich prowadzenia. Nie lekceważ możliwości kontaktu z prawdziwym człowiekiem w ramach szkolenia, nawet jeśli oznacza to nieco wyższy koszt. Spróbuj się też dowiedzieć, jak konsultanci twojego partnera SAP Business One szkolą się z rozszerzenia. Najlepiej, by i oni mieli łatwy dostęp do prawdziwych ludzi, którzy pomogą im rozwiązać ewentualne problemy.
10. Czy potrzebujesz wszystkich funkcjonalności?
Jeśli kupisz rozwiązanie z mnóstwem zbędnych funkcjonalności, po pierwsze – co oczywiste – nadal płacisz za wszystkie te funkcjonalności, których nie potrzebujesz. Weź jednak pod uwagę również to, że większych rozwiązań trudniej się nauczyć. Niektóre funkcjonalności mogą od siebie zależeć, a te, których nie potrzebujesz, mogą nawet ograniczać możliwości systemu lub powodować błędy. Jedno złe ustawienie może wywołać najróżniejsze problemy w całej firmie.
Jednocześnie zastanów się, które funkcjonalności mogą się przydać w średnim terminie. Zbyt duże rozwiązanie może zostawić cię z nieporęczną infrastrukturą IT, ale zbyt małe może cię ograniczać, a w dłuższej perspektywie kosztować więcej i bardziej zakłócać działalność firmy. Przy podejmowaniu decyzji pamiętaj i tu o mapie rozwoju SSP i jego planach na przyszłość.
Wybór odpowiednich rozszerzeń SAP Business One nie ma jednego uniwersalnego scenariusza. Musisz określić własne priorytety, a potem sprawdzić, który SSP oferuje rozwiązanie do nich dopasowane. To, co dobre dla jednej firmy, może być zupełnie złe dla innej, nawet w tej samej branży. Pytaj wnikliwie, rzetelnie zbieraj informacje i wymagaj ich od swojego partnera SAP Business One. Nie popełniaj błędu polegającego na spisaniu listy funkcjonalności i wybraniu rozwiązania, które po prostu spełnia najwięcej punktów z listy. Spójrz też na całość, a zyskasz system ERP, który przez długie lata pomoże ci w pełni wykorzystać potencjał firmy.
